Kawę?
Koffie?
Cafea?
Café?
Leg je casus maar op tafel. Wij zetten de koffie ernaast.
We houden van ons vak, maar niet van stijve gesprekken, jargon en vergaderen om het vergaderen. Serieus als het moet, eigenzinnig als het helpt. Humor gaat altijd mee aan tafel.
Dus: neem je casus, vraag of dilemma mee. Bereid je voor op een luisterend oor - en een grap of grol tussendoor. We luisteren, stellen vragen, denken hardop en zeggen het ook als we ergens anders tegenaan kijken. Geen verkooppraatje. Wel een frisse blik en praktische ideeën waar je iets mee kunt.
De koffie is natuurlijk voor ons. De Poolse taart ook. Stijf gedoe hebben we niet op voorraad.
Transparantie
Privacyverklaring & AI
Deze privacyverklaring is bedoeld voor werknemers en ex-werknemers die wij begeleiden of behandelen, voor werkgevers en andere opdrachtgevers, zoals uitvoerders van de Ziektewet en van het eigenrisicodragerschap WGA, en voor bezoekers van onze website.
Wie zijn wij?
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. biedt verzuimbegeleiding, re-integratie, coaching, arbeidsdeskundig onderzoek en psychologische behandeling. Vitalni is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens waarvan wij zelf het doel en de wijze van verwerking bepalen. Werken wij in opdracht van een andere organisatie, bijvoorbeeld een arbodienst, dan leggen wij de rolverdeling vast in de afspraken met die opdrachtgever.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van je rol en de dienstverlening die je ontvangt. Van werkgevers en opdrachtgevers, waaronder uitvoerders van de Ziektewet en WGA-eigenrisicodragers, verwerken we de naam, organisatie, functie en contactgegevens van contactpersonen. Daarnaast verwerken we gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht en de facturatie. Van (ex-)werknemers die deelnemen aan een re-integratietraject of arbeidsdeskundig onderzoek verwerken we contactgegevens en informatie over opleiding, werkervaring, arbeidsverleden en werksituatie. Ook verwerken we gegevens over de belastbaarheid, zoals vastgesteld door de bedrijfsarts of verzekeringsarts. Bij werknemers die psychologische behandeling ontvangen, verwerken we daarnaast gezondheidsgegevens, informatie over klachten en persoonlijke omstandigheden, gespreksverslagen en testresultaten. Van websitebezoekers die contact met ons opnemen en personen die ons een e-mail sturen, verwerken we de naam, contactgegevens en inhoud van het bericht.
Hoe ontvangen wij persoonsgegevens?
Meestal rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld tijdens een intake, een gesprek of via e-mail. Daarnaast ontvangen wij gegevens van werkgevers, arbodiensten, bedrijfsartsen, verzekeraars en uitvoerders van de Ziektewet of WGA-eigenrisicodragers wanneer zij iemand bij ons aanmelden. In dat geval vertellen wij de (ex-)werknemer uiterlijk bij het eerste contact welke gegevens wij van wie hebben ontvangen.
Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, contact te onderhouden en onze dienstverlening uit te voeren. Het gaat daarbij om psychologische behandeling, begeleiding, re-integratie en arbeidsdeskundig onderzoek. Ook gebruiken we gegevens om de voortgang van trajecten vast te leggen, te rapporteren aan personen en organisaties die daartoe gerechtigd zijn en de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken. Daarnaast verwerken we gegevens voor het uitvoeren van overeenkomsten, de facturatie, onze financiële administratie en het goed functioneren van onze website. Afhankelijk van het doel en de omstandigheden baseren wij de verwerking op de behandelovereenkomst met de cliënt, de overeenkomst met de opdrachtgever, wettelijke re-integratieverplichtingen van werkgevers en uitvoerders of andere wettelijke verplichtingen, zoals de dossierplicht en fiscale bewaarplicht. Ook kunnen wij gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om contact met opdrachtgevers te onderhouden en onze website goed te laten functioneren. Gezondheidsgegevens verwerken wij uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor behandeling of re-integratie en binnen de wettelijke uitzonderingen die daarvoor gelden. Voor het maken van opnames ten behoeve van imaginaire exposure en supervisie vragen wij afzonderlijk schriftelijke toestemming.
Vertrouwelijkheid van behandelgegevens
Bij psychologische behandeling ontvangt de werkgever of opdrachtgever administratieve informatie: de bevestiging van de aanmelding, het aantal afgesproken en gerealiseerde sessies en de afronding van het traject. Inhoudelijke informatie over de behandeling gaat alleen naar de bedrijfsarts of verzekeringsarts, zoals hieronder beschreven. Bij re-integratie en arbeidsdeskundig onderzoek ontvangt de werkgever of opdrachtgever rapportages over de functionele mogelijkheden, beperkingen en voortgang van de (ex-)werknemer in werk, zonder medische onderbouwing. Die zijn nodig voor de re-integratieverplichtingen en voor het UWV. Gezondheidsgegevens ontvangt de werkgever nooit, ook niet met toestemming van de werknemer. Dat geldt voor diagnoses, klachten, testresultaten en de inhoud van gesprekken. De wet staat werkgevers immers niet toe deze gegevens te verwerken, en voor onze psychologen geldt het beroepsgeheim. Bij een arbodienst, verzekeraar of uitvoerder van de Ziektewet of WGA-eigenrisicodrager geldt hetzelfde voor iedereen behalve de bedrijfsarts of verzekeringsarts. Die ontvangt alleen wat noodzakelijk is, met toestemming van de werknemer. Vragen over de medische situatie stel je daarom aan de bedrijfsarts of verzekeringsarts.
Met wie delen wij de gegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en binnen de geldende privacyregels. Welke informatie wordt gedeeld, hangt af van de ontvanger en het doel. Werkgevers en opdrachtgevers ontvangen alleen gegevens die zij voor hun rol mogen ontvangen. Welke informatie wij wel en niet verstrekken, staat beschreven onder ‘Vertrouwelijkheid van behandelgegevens’. Met de bedrijfsarts of verzekeringsarts delen wij uitsluitend noodzakelijke informatie, met toestemming van de werknemer en volgens de Beroepscode voor psychologen van het NIP. Deze beroepscode geldt voor al onze psychologen, ook wanneer zij vanuit Polen werken. Onze rapportages over re-integratie kunnen onderdeel worden van het re-integratieverslag dat de werkgever of uitvoerder bij het UWV indient. Bij het zoeken naar passend werk kunnen wij, uitsluitend met instemming van de werknemer, diens profiel of cv delen met potentiële werkgevers. Daarbij verstrekken wij geen gezondheidsgegevens. Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van digitale systemen, waaronder TherapySupport van Aithentica. Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Vitalni verkoopt geen persoonsgegevens.
Internationale dienstverlening en gegevensverwerking
Vitalni is gevestigd in Nederland en werkt uitsluitend in opdracht van Nederlandse opdrachtgevers. Op al onze dienstverlening zijn de Nederlandse privacyregels van toepassing. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Een deel van de online behandelingen wordt uitgevoerd door Poolstalige psychologen die vanuit Polen werken, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van Vitalni. Zij werken in de beveiligde omgeving van TherapySupport en zijn schriftelijk gebonden aan geheimhouding. Voor opnames die zij downloaden, gelden dezelfde regels voor beveiliging en verwijdering als bij Vitalni. Voor werknemers van Nederlandse werkgevers die in Duitsland of Polen wonen, voeren wij re-integratietrajecten tweede spoor uit. Behandelgegevens, transcripten en verslagen worden opgeslagen in datacenters binnen de Europese Unie.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopende procedure een langere termijn vereist. Behandeldossiers bewaren wij twintig jaar, zoals de wet voorschrijft. Transcripten van behandelsessies verwijderen wij zodra het verslag is vastgesteld en inhoudelijk getoetst. Wanneer transcripten nodig zijn voor kwaliteitsaudits, bewaren wij deze uiterlijk twee jaar na afloop van de behandeling. Geluidsopnames van behandelsessies worden doorgaans binnen 48 uur verwijderd. Bij een mislukte transcriptie bedraagt de maximale bewaartermijn veertien dagen. Opnames voor imaginaire exposure verwijderen wij zodra de cliënt de opname heeft ontvangen. Opnames voor supervisie worden na afloop van de supervisie verwijderd. Re-integratiedossiers bewaren wij tien jaar na afronding van het traject. Deze termijn houdt verband met mogelijke beoordelings-, bezwaar- en beroepsprocedures bij het UWV en de tienjarige risicoperiode bij WGA-eigenrisicodragerschap. Loopt er na deze termijn nog een procedure, dan bewaren wij het dossier totdat deze is afgerond. Gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers bewaren wij twee jaar na beëindiging van de samenwerking. Voor onze financiële administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Berichten die via de website binnenkomen, verwijderen wij na afhandeling binnen een nog vast te stellen bewaartermijn.
Wijzigingen
Vitalni kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of de toepasselijke wetgeving verandert. De meest recente versie is beschikbaar op onze website. Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026